ポモドーロテクニックを使って生産性を高めよう!

ポモドーロテクニック

エンジニアにとって生産性向上は大きな課題の一つです。仕事をするときも、自己学習をするときも、趣味でさえ生産性が上がればその分だけ出来ることが増えて充実感を味わえるものです。

今日は私が最近知ってから非常に影響を受け、仕事・資格勉強・ブログ執筆あらゆるシチュエーションで効果を実感出来ている「ポモドーロテクニック」という生産力向上のアイデアを共有したいと思います。

ポモドーロテクニックを初めて知ったのは、「SOFT SKILLS ソフトウェア開発者の人生マニュアル」の中で取り上げられているのを読んだときです。

ソフトウェア開発者の人生マニュアルというタイトルにある通り、技術的な話ではなく、ソフトウェア開発者がいわゆる「成功者」となるために必要な考え方や、実践的な方針、失敗談を示してくれる私にとって大変有益な本でした。

本記事の内容は、この本の筆者ジョン・ソンメズ氏の考え方に非常に大きな影響を受けています。

ポモドーロテクニックとは

では、具体的にポモドーロテクニックについてお話ししましょう。ポモドーロテクニックは、起業家のフランチェスコ・シリロ氏によって開発されました。

ポモドーロ・テクニックの基本であり徹底すべきことは、「25分の作業と5分の休憩」です。これを1ポモドーロとして扱います。また、4ポモドーロ毎に30分の休憩を取ります。

ポモドーロ・テクニックの最大の目的は、集中の”ゾーン”に入ることです。そのためには、周りのありとあらゆる誘惑(スマホ・ゲーム・テレビ)を断ち切っておく必要があるでしょう。

人間は集中すると直ぐに疲れてしまいますが、そこでタスクを継続するのではなく、こまめに休憩を取ることで回復し、1日トータルで見て集中力の高い時間を増やすことが出来れば、ポモドーロテクニックの価値があります。

ポモドーロテクニックを実践する際にやるべきこと

ポモドーロテクニックはただ机にキッチンタイマーを置いて、25分の作業と5分の休憩を繰り返すだけでは、あまり価値を見いだせません。次に、ポモドーロテクニックの価値を倍増させるためにするべきことを4つ挙げます。

大きなタスクは小さなタスクに分割すること

ポモドーロテクニックの大きな利点の1つとして、1ポモドーロで出来る作業量を高い精度で見積もることが出来るようになるということが挙げられます。

この理由は、Xポモドーロで何とか目標とするタスクを終わらせようと集中するために、高い集中力が保てると同時に、Xポモドーロで自分が出来る限界に近いタスクの量が分かるという所にあります。

タスクは出来る限り細かく分割しましょう。1ポモドーロでどれぐらいのタスクが出来るかが分かり、「今週は残り20ポモドーロ分動けそうだからこれだけのタスクを割り当てよう。」といった所まで見通すことが出来るようになれば、ポモドーロテクニックの効果を実感できるでしょう。

休憩中の禁止事項を決める

概要で挙げたようにポモドーロテクニックでの休憩は、こまめに休憩を取ることで集中力を回復し、1日トータルで見て集中力の高い作業時間を増やすことが目的です。

休憩だからといって、ゲーム・スマホ・youtubeなどをしてしまうと休憩後もその誘惑を引きずることになり、休憩が無意味どころか悪影響を及ぼします。これら禁止事項として挙げたものは、可能な限り、その日のタスクが終わるまで自分から遠ざけておくと良いでしょう。

また、休憩中は頭を使わないこと。深呼吸をし、ストレッチをするなどしてリラックスしましょう。

マルチタスクは厳禁!

1ポモドーロに複数のタスクを割り当てないようにしましょう。この場合のマルチタスクは、頭を使う二つ以上のタスクという意味です。

人間の脳はコンピュータとは違い、片方のタスクを中断しても即座に別のタスクに対応可能な状態にはなりません。タスクの切り替えが増えれば増えるほど、そのオーバーヘッド分だけ生産性が下がることが知られています。

また、私は25分より早くタスクが終わってしまった場合は、残りの時間を作業内容の見直しやタスクスケジューリングの見直しに当てます。

目標のポモドーロ数を達成することで満足感を得る

タスクの難しさ次第では、どうしても思うように(最悪の場合はほぼ1日中)タスクが進まないことがあるでしょう。

このようなときにもポモドーロテクニックは役立ちます。まず1つは、解決が困難な問題を集中力の低い状態で延々と考えてしまう泥沼から抜け出せることです。こういった場合は、適切な休憩をこまめに挟んでリフレッシュしながら考えたほうが良いことがほとんどです。

2つ目はタスクの進捗が思うようにいかない時も、1日の目標のポモドーロ数を達成出来たことによる満足感が得られることです。タスクの進捗が悪い時は、難しいタスクなのに良く達成出来たと自分を褒め、タスクが余裕で終わってしまった時は、もっとタスクを詰め込めるという反省を生かしてより生産性を向上させましょう。

これによって、高いモチベーションを保つことが出来るのが目標を定める利点です。

ポモドーロテクニック実践に役立つツール

実際にポモドーロテクニックを試してみたいと思った方に、ジョン・ソンメズ氏も利用しているKanbanFlowをおすすめします。

無料で、柔軟なタスクの管理ができ、ポモドーロタイマーが付いているという点で、非常に使いやすく気に入っています。ここでは個人で使うごく一部の機能だけ紹介しますが、タスクの共有の機能などもあるので気になった方は調べてみてください。

導入手順

  1. https://kanbanflow.com/にアクセスします。

  2. “SIGN UP”から名前、Eメールアドレス、パスワードを入力し、サービス規約およびプライバシーポリシーへの同意にチェックします。

  3. デフォルトのボードが表示され、自由に操作できます。次回以降はEメールアドレスと、パスワードを利用してログインします。

Webにアクセスして、ごく少数の項目を入力をするだけで利用できるのでラクチンですね。

基本的な使用方法

ポモドーロテクニックに必要な機能を、操作画面とともに簡潔に説明します。

ボードの作成

KanbanFlowでは、ボードという単位で新しいタスク管理ボードを追加することが出来ます。月間タスク管理用ボード・週間タスク管理用ボードなど各々の用途に合わせてボードの編集を容易に行うことができます。

  1. 「My First Board」とある左上のボタンをクリックしたあと、「Create board」をクリックしてください。

    カンバンフロー操作説明

  2. 作りたいボード名を入力してください。

    カンバンフロー操作説明2

  3. 作りたいボードのフォーマットに合わせて、列名の変更・追加を行ってください。(例.Weekly boardを作りたいので、to-do,Mon,Tue,Wed,…,Sunに列を変更・追加する)

    カンバンフロー操作説明3

  4. 各列に対して、割り当てられるタスクの最大数を設定することが出来ます。未入力の場合、タスクの制限はありません。In Progress(進行中)の列を作る場合には、マルチタスクを制限するために”1″を設定しても良いと思います。

    カンバンフロー操作説明4

  5. ボードを共有したい人がいる場合、メールアドレスを入力することで招待できます。Create boardをクリックすれば、ボードの作成が完了です。

    カンバンフロー操作説明5

タスクの追加

各列にある「+」ボタンをクリックすると、タスクを追加することが出来ます。タスクには、名前・背景カラー・タグ・詳細コメント・サブタスクなどの情報を加えることが出来ます。多くの種類のタスクを扱うのでなければ、カラーでカテゴライズ出来るため、私は名前とカラーしか入力していません。

カンバンフロー操作説明7

ボードに追加したタスクは、ドラッグ&ドロップでいつでも移動することが出来ます。

ポモドーロタイマー

ポモドーロテクニックを実践する準備が出来たら、いよいよタイマーを押しましょう。

これから行うタスクをクリックします。すると、タスクの詳細ウィンドウが開くので、タスクの右側にあるタイマーのマークをクリックしたあと、「Start Pomodoro」をクリックします。

カンバンフロー操作説明8

タイマーの実行が完了したら、以下のように表示されます。25分立てばサウンドエフェクトとともに、5分の休憩タイマーが始まります。

カンバンフロー操作説明9

まとめ

ポモドーロテクニックは、数ある職業の中でもエンジニアに向いている生産性向上方法だと私は思います。

この方法の欠点は、作業中に何度も割り込みされた場合に生産性が落ちることであり、そのような環境では行うべきではないと思います。しかし作業を邪魔されない限りは、かなり強力なツールになることは間違いないので、この機会に実践してみてはいかがでしょうか。